Professional Dalam Telephone

Sebetulnya mengangkat telephone itu bukan cuma tugas / pekerjaan dari receptionist saja, tetapi lebih dari itu bagi siapa saja yang sedang mengangkat dan menerima telephone. Coba kita renungkan telah berapa kalikah kita mengankat telephone dan berapa kalikah kita tidak menyadari bahwa kata-kata yang kita ucapkan itu tidak professional? Sebetulnya ada yang mengatakan pembicaraan dalam telephone itu bisa mengindikasikan diri pribadi seseorang dan suasana dalam lingkungan atau kantor.

Dibawah ini ada beberapa tips yang akan membantu untuk menjadi orang yang lebih professional dalam mengangkat telephone:

1.Segeralah angkat telephone ketika berbunyi, . Jangan biarkan telephone berdering sampai 3 bahkan 4 kali. jangan biarkan orang dalam tlp menunggu apalagi menunggu terlalu lama.
2.Tunjukan sopan-santun yang sempurna sesuai etika bertelephone yang baik..
3.Sebutkan nama perusahaan tempat kamu bekerja dengan segera.
4.Sebutkan nama kamu yang sebenarnya kalau perlu jabatan dengan jelas.
5.Pakailah selalu tata bahasa yang baik dan kata-kata yang mudah dan jelas.
6.Pastikan bahwa orang lawan bicara anda mengerti dengan jelas semua apa yang kamu ucapkan.
7.Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan oleh lawan bicara anda.
8.Perhatikan semua hal yang diinginkan oleh orang dalam telephone.
9.Tanyakan apakah ada pesanan yang special bila mendapat reserved. Contoh: untuk keperluan atau tujuan apa, untuk berapa orang, ruangan (private/regular/ ...), jenis makanan dan minuman, suasananya misalnya pemilihan jenis musik dan temperatur ruangan dan lain sebagainya.
10.Nyakinkan dengan cara mengulang semua maksud, tujuan dan kesepakatan untuk menghindari salah komunikasi.
11.Hindari semua kata-kata dan suara yang tidak berguna.
12.Perhatikan terhadap semua situasi dari suara di background sekitar kamu, usahakan jangan sampai mengganggu.
13.Jangan pernah makan, minum, mengunyah permen ketika berbicara dalam telephone.
14.Mintalah maaf dengan segera secara profesional ketika lawan bicara merasa tidak atau kurang nyaman dengan keadaan waktu berkomunikasi dalam telephone.
15Selalu akhiri pembicaraan dengan mengucapkan ”Terima-kasih” dan juga ”mohon maaf bila ada kesalahan-kesalahan waktu bicara” atau bisa dengan kata-kata lain yang penuh kesopanan.


Demikian sedikit tips semoga akan membantu dan ada manfaatnya bagi kita semua untuk lebih baik lagi dalam menerima telephone dari siapapun.

(It’s true: the idea to write this article come from when I call my office to ask for permission that I wouldn't go to work because I’ve got sick for several days.)